Wat doe je met die kleine onderhoudsopdrachten die nooit getoetst worden?
Er is altijd een drempel. Iedere woningcorporatie die serieus bezig is met inkoop heeft ergens in het beleid staan: boven dit bedrag doe je een marktconformiteitstoets. Tien-, vijftig-, misschien honderdduizend euro. De grens verschilt per organisatie, maar het principe is hetzelfde. Onder die grens ga je er gewoon vanuit dat het wel goed zit.
En dat is heel begrijpelijk. Een volledige toets kost tijd en geld. Dus als de opdracht klein genoeg is, weegt dat gewoon niet op.
Maar wat gebeurt er met alles wat onder die grens valt?
Plan een vrijblijvend gesprek
De stille ophoping
Stel: een aannemer geeft een prijs op voor dakgootonderhoud aan twintig woningen. Vijftienduizend euro. Onder de drempel, dus niemand die er een tweede blik op werpt. De projectleider geeft akkoord, het werk wordt gedaan, klaar.
Op zichzelf geen ramp. Misschien is de prijs prima. Misschien ook niet; dat blijft een gok.
Het probleem is dat dit soort opdrachten niet één keer voorkomen. Ze komen tientallen keren per jaar voor, verspreid over verschillende projectleiders, verschillende aannemers, verschillende wooncomplexen. Niemand heeft overzicht over het geheel. En niemand heeft de tijd om er stuk voor stuk naar te kijken.
Kleine afwijkingen van de marktprijs (vijf procent hier, tien procent daar) vallen individueel niet op. Maar opgeteld over een heel jaar kunnen ze flink oplopen. Geld dat niet bewust is uitgegeven, maar dus ook niet bewust is bespaard.
Waarom kleine opdrachten duurder uitpakken dan je denkt
Er is nog iets anders aan de hand. Bij grotere opdrachten is er meer druk om scherp te zijn — er wordt onderhandeld, vergeleken, soms aanbesteed. Bij kleinere opdrachten is die druk er vaak niet. De aannemer waarmee je al jaren werkt geeft een prijs en die prijs wordt aangenomen.
Dat is niet per se onverstandig. Een goede werkrelatie heeft waarde. Maar het betekent wel dat de prijs zelden echt getoetst wordt. En aannemers weten dat ook.
Daarbij: bij kleine opdrachten wordt er minder gespecificeerd. Een vaag bestek leidt tot een prijs met marge. Die marge dekt het risico van de aannemer, maar dat betaal jij dus ook.
En dan is er nog iets wat zelden hardop gezegd wordt: niet iedereen beoordeelt een prijs op dezelfde manier. De ene projectleider is van nature kritischer, de andere vertrouwt op zijn gevoel en jarenlange ervaring met een vaste aannemer. Allebei begrijpelijk; maar het betekent wel dat de beoordeling van precies dezelfde opdracht kan verschillen per persoon. Geen kwade opzet, gewoon menselijk. Maar consistent is het niet.
De drempel is niet het probleem. De blinde vlek is het probleem.
Het hebben van een toetsdrempel is niet verkeerd. Je kunt niet alles toetsen, en dat moet je ook niet willen. Maar het is goed om je bewust te zijn van wat er in die blinde vlek zit.
Hoeveel opdrachten gaan per jaar onder de drempel door? Wat is de totale waarde daarvan? En heb je enig idee of die prijzen marktconform zijn?
Bij de meeste corporaties is het antwoord: “nee, eigenlijk niet.”
En dat heeft ook een praktische reden: er is simpelweg geen tijd. De mensen die dit zouden moeten uitzoeken, zitten al vol. Dat betekent niet dat niemand het belangrijk vindt; integendeel. Maar het eigen team dit soort checks laten doen is geen realistisch scenario. Niet structureel, in ieder geval.
Waarom we BAS hebben ontwikkeld
Dit is precies het vraagstuk waar wij dagelijks mee te maken hebben. We zien hoe zorgvuldig corporaties omgaan met grote investeringen, en hoe die zorgvuldigheid afneemt naarmate de bedragen kleiner worden. Niet omdat mensen het niet willen, maar omdat het systeem er niet op ingericht is.
Daarom werken we aan BAS. Een AI-tool waarmee je snel en laagdrempelig een bouwkostencheck kunt doen. Niet als vervanging van een volwaardige toets, maar als een eerste filter. Iets waarmee een projectleider in een paar minuten een gevoel kan krijgen van: zit deze prijs in de buurt, of niet?
Dat lost twee dingen tegelijk op. Het tijdsprobleem: een check kost geen halve dag meer, maar een paar minuten. En het consistentie probleem: niet meer afhankelijk van wie er toevallig naar kijkt, maar een objectieve referentie die voor iedereen hetzelfde werkt.
De drempel verlagen, zodat er meer getoetst wordt. Niet meer werk, maar slimmere controle.
Weten hoe dat voor jullie kan werken?
Stuur gerust een berichtje en we kunnen een demo laten zien!